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                            论外贸公司建立与实施ISO9001质量体系

                            [日期:2012-07-22] [阅读:3894] [关闭] [返回]

                            外贸公司实施ISO9001的必要性                                                                                                               

                                推行和实施ISO9001标准,是外贸行业落实科技兴贸战略的重要步骤,也是实施两个根本性转变的重要措施。宏观上,它可以为企业发展创造良好的外部条件,有助于消除国际贸易中的技术壁垒,开拓国际市场,顺利地开展国际贸易中的技术合作与交流。微观上,有助于外贸企业加强科学管理,减少因产品或服务质量等问题引起的顾客投诉、退货、索赔,吸引新顾客,稳定老顾客,提高经济效益,目前,我国已有越来越多的外贸公司开始推行ISO9001标准。


                            外贸公司服务质量特性的界定

                                实施ISO9001标准,建立有效的质量体系,首先要把握产品的质量特性。外贸公司是服务型企业,它不象生产企业那样生产有形产品,而只是从事买和卖的业务,其产品是无形的贸易服务。并且这种服务既不同于饭店、旅游、咨询等行业的较纯粹的服务,也不同于百货公司、连锁商店等零售业面向千万大众的柜台服务,它是一种紧紧相依附于产品实体二追加的劳务服务。这里的核心是产品实体,而服务是在产品转移过程中的一系列联系、中介沟通、事务处理与大量的文件化劳动;这种劳动主要以合同及各种外贸单据(信用证、发票、装箱单、报关单、汇票等等)形式表现出来??突Ф哉庵址竦钠谕?,是外贸公司能够方便、及时地交付他们所需要的产品质量能够满足市场的要求或他们的特殊规定。因此,时间性、便利性、产品质量的保障性与贸易单据的无误性,便构成了外贸公司的主要服务质量特性。    


                            3外贸公司质量保证模式的选择与质量管理工作的主要内容

                                对于一家已有多年历史的外贸公司来说,在进出口贸易方面,它的服务项目、服务宗旨、服务方针和目标,以及服务机构的组织,资源配置等,事实上一般均已定格成形,它的服务方法设计亦可认为是早已完成。即使在服务内容上有局部改变,也可以通过质量策划来加以实施。因此,外贸公司一般应选择ISO9001质量保证模式。

                            外贸公司服务质量的控制、检验与评定,应该说远比有形产品困难得多。有形产品的质量可以通过产品检验发现问题,及时对产品的各个生产环节进行调整,从而达到质量控制的目的;二外贸公司的服务质量却不能用此方法,因为某一买一服务过程一旦结束,如存在质量问题,不但难以补救,而且会产生重大的不良影响和经济损失。这就决定了外贸公司对服务质量的控制,必须采取预防为主和过程控制的原则。

                            通过对外贸公司服务质量特性的界定,笔者认为,外贸公司的质量保证工作应紧紧围绕合同的履行进行,重点加强采购、托单、运输等贸易过程的监督与管理,使之规范化、制度化、文件化、避免服务不到位,减少工作差错以确保贸易服务工作达到时间性、便利性、产品质量保障性与贸易单据无误性的要求。


                            4外贸公司ISO9001贯标中需要注意的几个问题

                            4.1正确处理质量管理与业务之间的矛盾

                                ISO9001质量体系的精髓是以法治代替人治,以规范化、文件化的操作代替个人的随意性操作。质量管理要求工作规范化、文件化,而外贸业务不同于定性的产品生产,需要有较大的灵活性,这就形成的一对矛盾。贸易会董事千变万化的,在不同的环境条件下,有不同的处理方法,如果不加分析,一味地生搬硬套标准,或者生吞活剥其他公司的程序文件,那么制定出来的工作的程序文件,不但不能与贸易实际相吻合,还可能引起业务员的反感。质量管理工作如果得不到业务人员的理解与支持,那么这种管理是没有生命力的。因此,实施ISO9001质量体系,必须符合业务实际,切实做到为业务工作服务,并起到指导与监督业务工作的作用。因此,在制定程序文件时,除按照标准要素的要求。规范工作内容外,必须根据公司的实际,适当地授权业务人员,可以视具体情况灵活地确定业务上的某些工作方法和工作内容,如合同的评审、合格分承包方的选择以及一些必要的质量记录,等等。

                            4.2重视质量成本控制,提高经济效益

                                ISO9001是以保证产品和服务的质量为目的,对质量成本的确定语控制较少涉及。产品质量的提高,必然要付出一定的代价。如今,各外贸公司的业务,主要考核的是经济效益,而且逐级核算到贸易小组,乃至个人。因此,在制定贸易工作程序时,为保证服务质量和产品质量,必须要参照标准规定一些要求,如产品采购、货运代理选择中对分承包方的评价、采购产品的验证、定牌生产中顾客的资信调查等等。在作出规定时,必须考虑到质量成本,但只宜提出一些普遍性的要求与方法而由业务部门或业务人员根据实际情况,采取不同的措施和办法处理各自的业务。

                            4.3简化程序文件,提高工作效率

                            外贸公司一般少则几十人多也有几百名员工,岗位职责划分较为明确,工作量都很饱满,而且大都是有一定资质和经验的国际贸易人员,因此,没有必要制定繁琐的工作程序文件。根据ISO9001标准的建议,在内容上较为重复的质量手册和程序文件,完全可以合二为一。另外,一些日常工作,如报关、租船订仓、编制有关单据等,可以对有关人员进行一定的培训,使他们掌握这方面的技能。同时,在程序文件中,对这方面的工作要求有所规定就可以了,而不一定制定作业指导书。正如医院里护士打针一般,护士的专业技能要求就使他们掌握了各种注射技术,而不必再制定专利门的注射指导书。繁琐的程序文件和作业指导书,以及总舵的复杂的质量记录,反而会影响业务工作效率。

                            4.4重点抓好采购控制,确保产品质量

                                产品质量是与贸易服务质量紧紧联系、密不可分的??突Ф悦骋坠咀罨?、最重要的要求,就是保证提供合格的产品。然而,出口并不是有外贸公司而是由工厂生产出来的,外贸公司要保证产品的质量,就必须抓好产品的质量,就必须抓好产品的采购控制??梢愿?/span>ISO9001采购要素的要求加强对承包方的评定,合理选择定点生产厂,有详细、明确的采购资料与产品质量要求;跟据实际情况预先确定对工厂生产过程的控制程度;客户对商品的不断变化要求,要及时、准确地反馈给工厂;适时地对你所采购产品的质量进行验证。当然,不同类型的产品有不同的采购控制方法,比如纺织品和机电产品,单机贸易和成套工程承包,其采购过程和治理控制办法显然不一样;经营范围广的外贸公司??烧攵圆煌嘈偷拿骋?,制定不同的采购程序。同时,外贸公司应建立相应的监督检查评审制度,加强业务人员的产品知识学习与质量教育,通过保证采购工作的质量,来确保产品符合客户的要求。


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